Преимущества и недостатки МФУ

В чем преимущества и недостатки МФУ по отношению к автономным копирам, принтерам, сканерам?

Статьи по полиграфии. В чем преимущества МФУ по отношению к автономным копирам, принтерам, сканерам

Чтобы легче разобраться с продукцией нашей компании, предлагаем один из возможных подходов к классификации, которому мы придерживаемся, обсуждая с Вами, уважаемые наши клиенты, параметры и стоимость той или иной офисной техники.

Первоначально Вам необходимо самим пройтись последовательно по всем пунктам нижеприведенной классификации и отметить для себя позиции, как Вам кажется, отвечающие ожидаемым требованиям.

1. Функциональная классификация офисной техники:
- копировальный аппарат (копир);
- принтер;
- сканер;
- факсимильный аппарат;
- многофункциональное устройство (МФУ) – любая комбинация функций копир-принтер-сканер-факс.

Как правило, построение такого устройства базируется на основе копира или принтера. Возможно автономное использование одной из функций, например, МФУ без подключения к компьютеру может использоваться только как копир. Вместе с тем, любое МФУ можно использовать только как принтер. При этом экономичность такого принтера заметно выше, чем его автономного аналога.

2. Классификация по назначению:
- для персонального использования (1-2 пользователя и объем выпускаемых документов не превышает 500 экземпляров формата А4 в месяц). Это, как правило, копир или МФУ формата А4.
- для офисных нужд (более 2 пользователей с объемом до нескольких десятков тысяч выходных документов в месяц). У нас на сайте несколько градаций объемов копирования (печати). Выбирайте тот, который максимально соответствует ожидаемым объемам тиражируемых документов в месяц. Это, как правило, копир или МФУ формата А3;
- для выпуска полиграфической продукции (массовое и уникальное производство документов оперативной цифровой полиграфии). Это, как правило, копир или МФУ формата А3+ и инженерный копир или МФУ формата А0;
- для выпуска документации, используемой в производстве и строительстве. Это, как правило, копир, принтер (плоттер) или МФУ формата А1 или А0.

3. Классификация копиров, принтеров и МФУ по формату:
- формат А4;
- формат до А3+;
- широкоформатный – А1 и А0.

4. Классификация по использованию цвета на тиражируемых документах:
- черно-белый;
- цветной, когда применяются один или несколько отдельных монохромных красящих веществ;
- полноцветный, когда на основе трех основных цветов формируется вся цветовая гамма.

5. Классификация копиров, принтеров и МФУ по аппаратной конфигурации при работе с оригиналами и выходными документами:
- базовая конфигурация (один или более лотков для бумаги, устройство двухстороннего копирования или без него, автоподатчик оригиналов, как правило, в достаточно мощных моделях);
- с автоподатчиком оригиналов (односторонним или двухсторонним). Важное устройство, если планируете тиражировать пачки документов-оригиналов и (или) двухсторонние оригиналы;
- с устройством автоматического двухстороннего копирования (печати). Оправдывается применение этого устройства, когда тиражируется большое количество двухсторонних документов. При этом экономится бумага и офисное пространство.
- с количеством лотков для бумаги. Важно разобраться с выбором, так как при большом объеме копирования (печати) нет нужды прерываться для дозаправки бумагой. Также важно, когда объемы копирования на бумаге формата А4 и А3 сопоставимы;
- с лотком прямой подачи. Как правило, этот лоток используется для нестандартных форматов бумаги и бумаги повышенной плотности (например, в полноцветных моделях Konica Minolta bizhub и XEROX возможно применение бумаги плотностью до 300 gsm);
- с финишерами как устройствами формирования законченных документов. Эти устройства применяются, когда выпускается большое число документов, сшитых скрепками или с отверстиями под сшиватель, оформленных в виде буклетов, сложенных для прямого вложения в конверт и пр.;
- с дополнительными устройствами упорядочивания формируемых документов. Эти устройства применяются при вложении цветных вкладок и обложек, для разделения работ копирования, печати и приема факсовых сообщений.

Естественно, реально возможны комбинации указанных опций, в том числе и в составе базовой конфигурации, для текущих задач пользователя в зависимости от того, какие используются оригиналы и в каком виде нужны документы на выходе.

6. Классификация по торговой марке копира, принтера или МФУ:
- Konica Minolta. Для этой торговой марки характерны в основном многофункциональные устройства и полноцветная техника (МФУ и принтеры) формата А4, А3+;

- XEROX. У этой торговой марки Вы найдете весь спектр офисной и инженерной копировальной техники формата от А4 до А0, а также полиграфическое оборудование, за исключением трафаретно-множительной техники (ризографов);

- Kyocera. У этой торговой марки также весь спектр офисной (копиры и МФУ) и инженерной копировальной техники, цветной и черно-белой, формата от А4 до А0. Очень интересные черно-белые МФУ формата А4 и упрощенные комбинации МФУ (копир-сетевой принтер) формата А3. Эффективные функции принтера. Гибкое аппаратное конфигурирование МФУ и копировальных аппаратов.

- Ricoh. Эта торговая марка имеет самые «выносливые» по нагрузке копиры и МФУ формата А4. Все МФУ формата А3 в базовой конфигурации – копировальные аппараты, которые можно свободно и в любое время доукомплектовывать функциональными и конфигурационными опциями. В ряду этой торговой марки есть трафаретно-множительные машины (ризографы), а также широкоформатные инженерные копировальные аппараты и широкоформатные МФУ;

- Toshiba. В нашей номенклатуре представлены очень экономичные МФУ (копир-принтер-сканер) формата А3 низшего ценового диапазона;

- Brother. В нашей номенклатуре представлены факсимильные аппараты и МФУ формата А4.

Практически во всех копирах, принтерах и МФУ указанных торговых марок можно найти отвечающее Вашим требованиям устройство. Дальнейший выбор осуществляется на основе Ваших предпочтений и эксплуатационных характеристик рассматриваемых моделей копировальной и другой офисной техники. Для этого ниже даны еще две классификационные группы.

7. Классификация по составляющим эксплуатационных затрат:
- затраты на приобретение расходных материалов (тонера, бумаги). Чем дешевле расходные материалы и больше их ресурс, тем модель офисной техники (копир, принтер или МФУ) выгоднее в эксплуатации;
- затраты на плановое периодическое обслуживание. Чем реже предусмотрено такое обслуживание и ниже стоимость периодически заменяемых компонентов (девелопер, имидж-юнит или фоторецепторный барабан, ремень переноса, блок фиксации и пр.), тем копир, принтер или МФУ выгоднее в эксплуатации;
- затраты на ремонт, который необходимо провести для обеспечения работоспособности и качества выпускаемых документов, или обусловленный несоответствующими условиями эксплуатации, неправильными действиями персонала, выходом из строя отдельных деталей и узлов. Эти затраты тем меньше, чем надежнее выбранная модель офисной техники (копира, принтера или МФУ), чем шире диапазон эксплуатационных параметров, чем лучше и понятнее составлена пользовательская документация и чем «умнее» интерфейс офисной техники по отношению к некорректным действиям персонала.

Размеры эксплуатационных затрат обычно составляют 2-4 суммы вложений на приобретение офисной техники. Разброс значений зависит как от выбранной модели копира, принтера или МФУ, так и от компании, в которой Вы будете покупать расходные материалы, осуществлять техническое обслуживание и ремонт офисной техники. Современная офисная техника (копир, принтер или МФУ) – очень сложное оборудование, обслуживание которого доверяйте делать профессионалам. Выясняйте все вопросы эксплуатации при приобретении техники, не оставляйте их «на потом». Вы можете купить технику на 100 долларов дешевле, но затем перекрыть эту экономию за счет дороговизны расходных материалов и появившихся «вдруг» издержек, связанных с непрофессиональным обслуживанием в компании, которую Вы выбрали в качестве обслуживающего партнера.

8. Классификация по красящему веществу (классификация, носящая технологический характер):
- с использованием тонера (термически закрепляемого красящего порошка), например, все копировальные аппараты и МФУ на их основе и лазерные принтеры. Используется всеми торговыми марками. Как правило, в этом случае красящая компонента на бумаге не подвержена повышенной влажности и нерадикальным механическим воздействиям;
- с использованием чернил (естественное высыхание), например, трафаретно-множительные машины (ризографы), представленные в ряду продукции RICOH и широкоформатные плоттеры.

Преимущества любых периферийных офисных устройств можно перечислять без конца, но ни у одного из них нет объединения такого количества функций, как у МФУ, а значит, и большого количества плюсов, которые совмещены в одном устройстве. Т.е если у Вас 4 устройства и все ломаются, то нужно обращаться в 4 различные сервисные компании (если аппараты разной марки или сервисные центры предоставляют только определенный вид обслуживания). При использовании МФУ такая проблема решается гораздо проще – необходимо обратиться всего лишь в один сервисный центр, занимающийся ремонтом данного типа оборудования. Безусловно, нельзя утверждать, что многофункциональные устройства должны заменить все устройства с одной функцией. Однако, при создании нового семейства их производителями были учтены все минусы отдельных устройств. Таким образом, весьма очевидно, что даже в ситуации сбоя в работе МФУ Вы экономите как время, так и финансовые ресурсы.

Экономичность
Основной целью при создании МФУ стала идея создания такого оборудования, которое позволяло бы пользователю экономить время, деньги, пространство в помещении. В итоге были созданы цифровые ситемы, совмещающие различные функции, которые, к тому же, занимают гораздо меньше места в офисе. Зачастую в офисе есть несколько аппаратов с одинаковыми функциями, например, копиров. Если все периферийные устройства, принтеры, копиры, сканеры, факсы разместить в одном месте, то для этого потребуется одна, а то и несколько комнат. В случае, если речь идет об установке офисной техники в крупном офисе, то это не является основным фактором, на который необходимо обратить внимание, но ведь офис может иметь и небольшие размеры. А что если выполнение функций печати, копирования, сканирования и отправки факсов необходимы дома? Проблема эффективного распределения пространства была решена путем совмещения функций различных видов офисной техники в одном, который теперь занимает гораздо меньше места, выполняя работу нескольких аппаратов сразу. А теперь представьте, что необходимо приобрести технику для выполнения различного вида задач, например, печати и копирования. Первоначальные капитальные вложения будут значительными, если покупать копир и принтер по отдельности, но если бизнес успешен, то он развивается, а значит, в ближайшее время скорее всего возникнет вопрос в расширении функций, которые должна выполнять периферийная техника, может появиться необходимость в сканировании документов и отправки факсов. Таким образом, весьма очевидно, что дешевле, как с точки зрения стоимости, так и с точки зрения расходных материалов, будет приобрести одно МФУ, чем несколько различных по функциям аппаратов.

Не следует также забывать и о расходных материалах. При работе с МФУ необходимо заменить только один общий для всех функций комплект расходных материалов и продолжить работу. При работе на различных копирах, принтерах, факсах необходимо приобретать расходные материалы к каждому из них и, как правило, в разное время. Вопрос о необходимости приобретения расходных материалов для большинства моделй МФУ не застанет врасплох, так как практически все они снабжены функцией предупреждения о скорой замене расходных материалов.

Не следует также забывать и о том, что техническое обслуживание одного аппарата занимает гораздо меньше времени и ресурсов, чем нескольких машин. Поломка одного из группы аппаратов, выполняющих все необходимы функции по работе с документами в офисе, неизбежно приведет к поездке в сервисный центр или вызову специалиста в офис. Как правило, техническое обслуживание аппаратов разных производителей осуществляют разные сервисные центры, и в случае поломки нескольких аппаратов, придется обратиться к нескольким специалистам. В итоге, это отнимает время от производственного процесса. При использовании МФУ будет необходимо обратиться только в один сервисный центр или вызвать только одного специалиста, который, при необходимости, сможет также провести профилактику МФУ целиком. Важным критерием также является и то, что в случает поломки нескольких аппаратов, необходимо будет оплатить техническое обслуживание всех устройств, с МФУ таких расходов не возникнет. В итоге, даже техническое обслуживание при использовании МФУ обойдется значительно дешевле, в отличие от технического обслуживания нескольких разнофункциональных устройств.

При создании МФУ важным критерием являлось обеспечение максимально простого и интуитивно понятного общения с этими устройствами. Эта цель была достигнута. В итоге, если для того, чтобы начать работать с большинством аппаратов, выполняющих только одну функцию (копир, принтер, факс, сканер), необходимо тщательно изучить сопроводительную документацию, при необходимости обучить операторов, то для работы с МФУ этого почти не требуется. МФУ оснащены интуитивно понятным сенсорным экраном (у МФУ для средних рабочих групп и высокой производительности) или панелью управления (у персональных устройств и МФУ для малых рабочих групп), что значительно облегчает начало работы с ними. Кроме того, не требуется тратить дополнительные средства и время на обучение работе с техникой. Кроме того, многофункциональные устройства очень быстро и просто устанавливаются, в отличие от нескольких устройств. Не следует также забывать о том, что при установке нескольких устройств часто возникают проблемы совместимости, чего точно лишены МФУ.

Совместимость
Приобретая аппараты, выполняющие только одну из необходимых функций, пользователь сталкивается с проблемой их совместимости и долгого процесса инсталляции, а также конфликтов программного обеспечения. При приобретении отдельных аппаратов, каждый из которых выполняет только функции принтера, факса, сканера или копира, возникает вопрос о доставке и последующей установке каждого из этих устройств. Зачастую в процессе установки появляются проблемы, которые не очевидны на момент покупки: необходимость подключения большинства аппаратов в сеть (наличие розетки для каждого из них), подключения их к компьютеру, а значит, необходимо время на инсталляцию каждого из них, возникновение конфликтных ситуаций, так как при установке несколько аппаратов требуют идентичных компьютерных ресурсов. Все это приводит к существенным затратам рабочего времени и человеческих ресурсов и, как следствие, дополнительным финансовым расходам. В случае обращения по возникшим вопросам к специалистам той или иной фирмы, как правило, инициаторами проблем признаются аппараты других производителей, которые были приобретены. Процесс установки МФУ значительно проще, за счет сочетания всех необходимых для работы функций в одном устройстве. Наличие программного обеспечения только одного производителя не приведет к возникновению проблем при инсталляции МФУ в компьютерную сеть, а необходимость наличия только одной розетки решит проблему подключения в сеть. Таким образом, многофункциональные устройства значительно экономят время и снижают денежные затраты. Все выше перечисленное обуславливает еще одно преимущество МФУ – эффективность применения.

Эффективность
Для эффективной работы пользователю, как правило, необходимо иметь весь спектр периферийных устройств (копир, принтер, сканер, факс ). А также финишную обработку документов. Зачастую все эти устройства размещены по всему офису, и для выполнения некоего задания необходимо тратить много времени для его выполнения, если офис достаточно большой, так как оборудование, как правило, не сконцентрировано в одном месте. Для выполнения аналогичных работ (например, для отправки факса или печати документа, который носит конфиденциальный характер) необходимо контролировать процесс, ожидать, пока будет готов именно тот документ, который нужен и т.д. Все это приводит к существенным временным и денежным затратам. С МФУ все действия можно совершать в одном месте, быстро и без проблем. Причем даже не сходя со своего рабочего места, если речь идет не о копировании.

Обработка документов
МФУ объединило в себе самые различные режимы обработки документов, необходимые для документооборота. Как и сами МФУ, режимы можно разделить на несколько категорий. Деление аналогично делению самих МФУ, так как режимы, которые выполняют многофункциональные устройства, напрямую зависят от типа МФУ. Возможности по обработке цифровых документов – печать, сканирование, факс, копирование, а также легкая интеграция в компьютерную сеть и систему документооборота – сделают эти аппараты вашими незаменимыми помощниками.

Уникальные возможности МФУ
* Защита информации. У большинства МФУ с производитекльностью более 25 копий / распечаток в минуту эта функция реализована путём стирания остаточной информации с жёсткого диска устройства.
* Благодаря новой конструкции, инсталяция программного обеспечения многофункциональных устройств происходит очень быстро.
* Возможность беспроводного подключения МФУ.
* Режимы сканирования в Email с вводом адреса прямо с консоли МФУ, то есть минуя компьютер.
* Специальная система подачи бумаги в лотках, позволяющая использовать для работы очень плотную бумагу.
* Русифицированные сенсорные экраны.